سازمانها به صورت کلی از فرآیند کاوی جهت فرآیندهای محتلف کسب و کار خود استفاده می کنند ولی بیشترین استفاده از فرآیندکاوی جهت فرآیندهایی انجام می شود که امکان اجرای اتوماسیون برای آنها بیشتر باشد. مطابق با تحقیقات موردی انجام شده فرآیندهای زیر متدوال ترین موارد مورد استفاده هستند:
شناسایی مراحل دستی برای تبدیل به مراحل اتومات: اشتباهات و مداخلات دستی انجام شده در فرآیندهای خرید تا پرداخت، باعث افزایش طول مدت زمان تحویل می گردد. شرکت ها می توانند از فرآیند کاوی به عنوان راه حل موثر در جهت یافتن بهترین نقاط قابل تبدیل به مراحل اتومات استفاده کنند. در نتیجه با کاهش اشتباهات و کم کردن زمان دوباره کاری ها، شاخ و برگ های ناکارآمد فرآیندی خود را حذف و فرآیند اصلی خود را به مدل ایده آل بسیاز نزدیک نگه دارند. ابزارهای فرآیندکاوی می توانند نرخ اتوماسیون را تا 35 درصد افزایش داده و زمان هدر رفته در دوباره کاری ها را تا 52 درصد کاهش دهند.
حذف خریدهای غیرمجاز: دلیل دیگر استفاده ی از فرآیندکاوی در فرآیندهای خرید تا پرداخت حذف خریدهای غیرمجاز یا کنترل نشده در شرکت ها می باشد. بدیهی است که مشکلات مرتبط با این موضوع زمینه‌ی ایجاد مسائل جدی تر در سازمانهاست. ابزارهای فرآیندکاوی می توانند با استفاده از موارد زیر رویه های غیر مجاز را تشخیص داده و نمایش دهند:
- هیچ رسید خریدی نباید قبل از سفارش خرید در سیستم ها ثبت گردند
- تمامی فاکتورها باید پس از سفارش خرید در سیستم ثبت شوند
- وجود قرارداد ثبت شده خرید و ثبت سفارشات خرید عطف به قراردادها جهت خریدهای با تعداد و هزینه ی بالا الزامی است.
کشف علل ریشه ای مرتبط با تاخیرهای موجود در فرآیند: با استفاده از فرآیند کاوی می توان به سادگی مشاهده کرد که کدام تامین کنندگان، محصولات یا بخش ها دلیل ایجاد تاخیرهای موجود در فرآیندها هستند. با این ترتیب و با انجام اقدامات مرتبط، می توان نرخ بهره وری فرآیند و تحویل خرید را به صورت قابل ملاحظه ای بهبود بخشید.
بهبود تعداد دفعات تحویل به موقع کالا به مشتریان: یکی از مهمترین موارد در جهت افزایش رضایت مشتریان، تحویل به موقع سفارشات است که با استفاده از فرآیندکاوی می توان دلایل تاخیر مربوطه در این نقطه را ریشه یابی کرد.
شناسایی علل کاهش درآمد ماهانه:
ممکن است بخشی از درآمد شرکت ها به دلیل بروز تاخیر یا توقف در این فرآیند و عدم تحویل سفارشات از بین برود. با استفاده از فرآیندکاوی می توان نقاط توقف احتمالی و گلوگاهها را شناسایی و با اتخاذ راهکارهای موثر، ضرر و زیان های مربوطه را تا حد امکان کاهش داد.
شناسایی دلایل اصلی تغییر در سفارشات: تغییرات در سفارش مشتری قبل از ارسال باعث طولانی شدن فرآیند شده و یکی از دلایل، نامشخص بودن مراحل پیش‌سفارش و تعدد روشهای مرتبط است. با استفاده از فرآیند کاوی می توان این تغییرات را کنترل و تا حد امکان کاهش داد.
کنترل میزان کالاهای برگشتی: شرکت ها می توانند ارزش کالاهای برگشتی را با استفاده از فرآیند کاوی کشف کرده و با توجه به این اطلاعات بر بهبود فرآیندهای سفارش تا پرداخت خود تمرکز کنند.
کاهش هزینه های انبارداری: تشخیص اینکه کدام انبارها باعث ایجاد مشکلات در حمل می شوند عملیاتی دشوار بوده و بروز مغایرت موجودی نیز باعث هزینه های اضافی انبارداری می شود. فرآیند کاوی باعث ایجاد شفافیت کامل در مدیریت انبارها شده و بدینوسیله شرکت ها می توانند انبارهای دارای مشکل را پیدا کرده و هزینه های انبارداری را تا 40 درصد کاهش دهند.
شناسایی علل اصلی تاخیر: تاخیر در حمل سفارشات باعث تاخیر کاهش درآمد مورد انتظار می شود. فرآیند کاوی می تواند دلایل اصلی این تاخیرها را کشف کرده و بدینوسیله شرکت ها می توانند با رفع گلوگاهها و ریشه مشکلات، از ضررهای احتمالی جلوگیری کنند. برخی از شرکت ها اعلام کرده اند که استفاده از فرآیندکاوی به آنها کمک کرده تا نرخ تحویل به موقع سفارشات خود را تا 18 درصد بهبود ببخشند.
حسابهای دریافتنی:
کشف مشوق هایی جهت افزایش پرداختی های به موقع: همانطور که می دانیم مشتریان در پرداخت تعهدات به موقع عمل نکرده و به همین دلیل شرکت‌ها نمی‌توانند در نهایت مطالبات خود را به موقع وصول کنند و این ممکن است فرآیندهای دیگر را تحت تأثیر قرار دهد. فرآیند کاوی می تواند علل این مشکلات را به صورت دقیق شناسایی کرده و راه حل های مناسب را به تحلیلگران و مدیران ارائه کند.
صدور سریعتر صورتحساب: صدور صورتحساب مشتریان فرآیند دیگری است که هر از گاهی پر هزینه و طولانی می‌شود. فرآیند کاوی گلوگاه‌های فرآیند صورتحساب را کشف کرده و ممکن است راه‌هایی برای خودکارسازی آن ها بیابد که در نتیجه عملیاتی شدن، امکان کاهش هزینه های فاکتور و ارائه صورتحساب سریعتر وجود دارد.
حسابهای پرداختنی:
کاهش میزان تاخیر در تعهدات پرداختنی: شرکت ها می توانند فرآیندهای پرداخت خود را استخراج کرده و دلایل تاخیر در پرداخت را کشف کنند. بدین ترتیب و با رفع این ناکارآمدی ها،می توان تاخیر در پرداخت ها را کاهش داد و در راستای افزایش سودآوری از تخفیف های نقدی احتمالی بهره برد.
شناسایی علل ریشه ای در اشتباهات فاکتوری: اشتباه در فاکتورها یا پرداخت های تکراری از رایج ترین مسائل مرتبط با فرآیند پرداخت هستند که باعث ایجاد حجم کار اضافی می شوند. شرکت ها می توانند دلایل این مشکلات را با استفاده از فرآیند کاوی شناسایی کرده و راه حل های مناسبی در جهت جلوگیری از بروز اشتباهات اتخاذ کنند. مطابق با آمار اعلام شده، ابزار فرآیند کاوی می توانند پرداخت های تکراری شرکت ها را تا 67 درصد کاهش دهند.
فرآیند کاوی ابزاری نوین و بسیار کارآمد جهت استفاده در مراحل مختلف فرآیند حسابرسی، به ویژه حسابرسی داخلی است. داده‌های ذخیره شده در ایونت لاگ ها، اطلاعات فراوانی را در اختیار حسابرسان قرار می‌دهد که می‌توان از آنها در جهت تقویت، تکمیل و افزایش دقت عملیات حسابرسی داخلی بهره برد. از آنجایی که فرآیندها و عملیات سازمانی به صورت اتومات و بدون دخالت کاربر در قالب فایلهای ایونت لاگ ثبت می شوند، بدیهی است احتمال تغییرات اسناد مرتبط به حداقل می رسد. به همین خاطر با استفاده از ابزار فرآیندکاوی، عملیات حسابرسی داخلی با سرعت بسیار بالا، دقت و اطمینان بسیار زیادی قابل انجام خواهد بود.
